Présentation de la collectivité, de la direction et du service

La Direction des Ressources Juridiques et des Assemblées a pour objectif de garantir la conformité administrative et juridique du processus décisionnel et des délibérations de la collectivité.

Elle assure notamment les missions de :

- Expertise, conseil et veille juridique, ainsi que le développement de stratégies dans ce domaine

- Dans le respect du règlement intérieur, de secrétariat de l'Assemblée départementale, garantie de la conformité administrative et juridique du processus décisionnel et des délibérations tant sur la forme que sur le fond, et leur publicité.

- Secrétariat de l'ensemble des conseillers départementaux, des vice-présidences, des délégations et des commissions internes.

- Conseil et assistance des directions et services pour l'élaboration des rapports et délibérations, l'utilisation des logiciels de gestion des délibérations et des subventions.

- Gestion des contentieux et gestion des dossiers de protection fonctionnelle

- Gestion des délégations de signature du Président du Conseil Départemental

- Gestion des contrats d'assurance et des sinistres de la collectivité

- Gestion de l'information documentaire

Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice

Dans le cadre d'une réorganisation visant à optimiser les ressources et à répondre aux nouvelles exigences organisationnelles, le secrétariat du Président du Conseil départemental est redéfini pour renforcer son efficacité et s'adapter aux enjeux stratégiques de la collectivité autour de nouveaux attendus et de missions renouvelées.

Ce poste offre une opportunité unique d'évoluer au coeur des dynamiques administratives et politiques, en soutenant directement les missions du Président.

Activités principales

• Organisation et gestion des priorités

  Vous assurez la gestion de l'agenda du Président, en tenant compte des priorités et des échéances stratégiques. Vous planifiez et organisez les rendez-vous, réunions et déplacements, en garantissant leur parfaite coordination administrative et logistique. En lien avec les interlocuteurs internes et externes, vous facilitez la préparation et le bon déroulement des engagements du Président.

• Appui administratif et logistique
  En amont des rendez-vous et des déplacements, vous préparez les dossiers nécessaires, en veillant à la fiabilité et à la pertinence des informations fournies. Vous gérez les courriers sensibles, en assurant leur traitement administratif : impression, orientation, suivi des retours, et archivage. Vous réalisez également tous types de travaux bureautiques, comme la rédaction de courriers, la prise de notes ou la rédaction de comptes rendus.

• Interface stratégique
  Vous jouez un rôle central en tant qu'intermédiaire entre le Président, les membres du Cabinet, la direction générale, et les différents services de la collectivité. En collaborant étroitement avec ces acteurs, vous favorisez la circulation fluide des informations et la mise en oeuvre des projets pilotés par la présidence.

• Gestion administrative et suivi des procédures
  Vous organisez, mettez à jour et coordonnez les informations nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat. Vous garantissez le respect des procédures internes, notamment pour la gestion des frais de déplacement ou la préparation des dossiers administratifs. En cas d'absence des collègues, vous participez activement à la continuité de service, en prenant en charge les missions essentielles du secrétariat.

Profil recherché

Nous recherchons un·e professionnel·le dynamique et rigoureux·se, doté·e d'une solide expérience dans l'assistance de direction et capable de travailler dans un environnement institutionnel exigeant. Vous êtes reconnu·e pour vos compétences organisationnelles et votre capacité à gérer les priorités dans des contextes souvent contraints par des délais.

Votre parcours idéalement issu d'un BTS Assistant·e de direction ou équivalent vous confère une maîtrise des fondamentaux administratifs et bureautiques. Vous êtes à l'aise avec l'utilisation des outils numériques et savez vous adapter aux évolutions technologiques, notamment dans le cadre de la dématérialisation et de l'e-administration.

Vous disposez également d'excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, essentielles pour rédiger et synthétiser des documents administratifs variés ou pour communiquer avec une diversité d'interlocuteurs, qu'ils soient internes ou externes à la collectivité.

Vos savoir-être sont également déterminants : vous faites preuve de méthode, de rigueur et d'une grande discrétion dans la gestion des dossiers sensibles. Votre adaptabilité et votre sens du travail en équipe vous permettent de vous intégrer efficacement au sein d'un environnement collaboratif tout en garantissant une gestion fluide et proactive des missions qui vous sont confiées.

Enfin, votre réactivité et votre capacité à alerter en cas de besoin sont des atouts indispensables pour contribuer à la réussite des missions stratégiques du secrétariat de la présidence.

Conditions d'exercice

• Télétravail possible selon les nécessités du service.

• Disponibilité requise avec des plages horaires flexibles, incluant un travail occasionnel en soirée.

• Interactions fréquentes avec le Cabinet, les services internes et les partenaires externes.

Pourquoi nous rejoindre ?

Ce poste stratégique vous permettra d'intervenir au coeur des activités de la collectivité départementale, dans un environnement exigeant et stimulant. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion et l'organisation des activités du Président, tout en évoluant dans un cadre propice au développement professionnel.

Nos atouts :

• Des locaux idéalement situés : Installés à proximité du Canal du Midi et du Jardin Japonais Compans-Caffarelli, nos locaux bénéficient d'un accès direct à la station de métro "Canal du Midi" et d'un parking souterrain. 

• Des services sur place : Vous profitez d'une cafétéria et d'un restaurant administratif, offrant des espaces conviviaux. De plus, l'Hôtel du Département met à disposition une crèche exclusivement réservée aux agents, pour vous accompagner dans la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale. 

• Prime annuelle : Une prime de 815 EUR, calculée au prorata, vous est versée en deux échéances, en mai et en novembre. 

• Télétravail : Une organisation en télétravail est envisageable sous réserve des nécessités de service. 

• Mutuelle et prévoyance : Vous pouvez adhérer à des contrats collectifs pour la santé et la prévoyance, négociés avec des partenaires de confiance : la Mutuelle Nationale Territoriale (MNT) pour la santé et la Mutuelle du Rempart pour la prévoyance. Ces dispositifs permettent de prévenir les situations de précarité tout en favorisant le pouvoir d'achat grâce à des tarifs avantageux. 

• Aide à la mobilité : Nous prenons en charge 75 % de votre abonnement aux transports en commun, dans la limite réglementaire de 86,16 EUR par mois. 

• Chèques-vacances : Selon vos ressources, vous pouvez bénéficier de chèques-vacances.

Autres

Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...) doivent être transmises en PDF en postulant directement sur l'offre.  

 

Offre en ligne jusqu'au : 17/02/2025